In vol vertrouwen zijn we de realisatiefase ingegaan met het ecosysteem dat ROUR had samengesteld. Samen met het projectonderdeel Team Integrale Borging (projectbeheersing) brachten we de asset informatie in kaart, maakten deze gereed voor indienststelling, en zorgden voor een soepele overdracht aan de beheerder: de RET. Gezien de verandering in denkwijze van de betrokken projectteamleden hebben we ook gezorgd voor interne verandercommunicatie, met als doel bij te dragen aan het snel kunnen laten reizen van burgers met de metro naar het strand.
Onze eco-partners in dit business ecosysteem:
Om van deze nieuwe manier van werken een beleving te maken, hebben we de gemeente ondersteund met interne verandercommunicatie. De gemeente Rotterdam had behoefte aan communicatieadvies binnen het Integrale Borging team en bij de betrokkenen van het project, vooral in een tijd van fysieke afstand waarin het essentieel was om elkaar op de hoogte te houden en verbonden te blijven.
Dit hebben we gedaan door samen met de klant een communicatie routekaart te maken. De routekaart geeft aan welke doelgroepen er zijn, wat hen typeert, welke middelen we inzetten en wat het doel daarvan is.
Dit resulteerde in een interactief test- en informatiespel om de processen te verduidelijken. Daarbij werd een interne projectcampagne samengesteld met posters, MS Teams achtergronden, digitale smoelenboeken, film en infographics. Ook is er een aanbestedingsvideo ontwikkeld en zijn verschillende digitale Update Journaals voor het gehele project toegankelijk gemaakt. Daarnaast hebben we ook geholpen bij digitale teambuilding sessies op afstand, om de samenwerking te blijven evalueren.
Met het informatievoortbrengingsproces (het IVBP) heb je de mogelijkheid je informatiemanagement in te richten en te beheersen, zodat betrokkenen tijdig beschikken over juiste, actuele en betrouwbare informatie. Dit proces is ingewikkeld en veelomvattend. Daarom heeft ROUR een spel ontworpen waarin het IVB-proces spelenderwijs wordt uitgelegd en beleefd.
En daarvoor is (onder andere) effectieve informatievastlegging nodig. Alle documenten uit de contracten moesten op de juiste plek opgeslagen worden, zodat ze te herleiden zijn. Staan de documenten niet op de juiste plaats? Dan riskeer je fouten en vertragingen van het metrosysteem. We visualiseerden dit met puzzelstukken in verschillende vormen en kleuren. Stonden alle documenten op de juiste plaats? Dan had het team een GO en kon op de groene knop drukken. Een leuk en interactief spel om een complex proces te leren begrijpen!
ROUR heeft tevens mogen meewerken aan het ontwikkelen van een interactief spel rondom het testproces. De aanleiding hiervoor was de introductie van een nieuw testproces met een aantal onduidelijkheden voor de betrokkenen. Bovendien leken de betrokkenen weinig noodzaak te voelen om iets met het nieuwe proces te doen. Aan ROUR de opdracht om een concept te ontwikkelen dat betrokkenen enthousiasmeert en aanzet tot het zetten van de juiste stappen.
Om dit te realiseren, ontwikkelden we samen met de opdrachtgever een fysiek en interactief testspel. Het spel werd gespeeld door verschillende betrokkenen binnen het project. De spelers kregen als opdracht mee een metro te laten rijden zonder fouten in het spoor te leggen. Tijdens het spel werden onder tijdsdruk vragen gesteld die men spelenderwijs door het testproces leidden. Na de afronding van iedere stap binnen het proces werd duidelijk of de juiste antwoorden werden gegeven, en waar de missers zaten.
Door spelenderwijs de processtappen te doorlopen, werd duidelijk wat het testproces is, wat men van elkaar kon verwachten, waar het testen verschillende disciplines raakte en wie welke rol had. Hierdoor werd een taai procesplan van meer dan 80 pagina’s binnen korte tijd doorleefd door de betrokkenen.
Dankbaar zijn we voor dit toffe project in onze klantportfolio.
