De dagelijkse werkervaring van medewerkers verbeteren met een gecentraliseerd portaal

Onze klant stond voor de uitdaging om interne dienstverlening beter zichtbaar te maken voor medewerkers. ROUR heeft geholpen om één gecentraliseerd medewerkersportaal te maken, zodat medewerkers snel en efficiënt toegang krijgen tot benodigde informatie en eenvoudig verzoeken kunnen indienen. 

Wat was de specifieke uitdaging of behoefte van de klant? 

Onze klant – een multinational in de technische sector – stond voor de uitdaging om interne dienstverlening beter zichtbaar te maken voor medewerkers. Voorheen werd interne dienstverlening vanuit IT, HR en Facilitair verspreid aangeboden via verschillende portalen en met verschillende aanvraagmethodieken. De klant had de behoefte om deze informatie te stroomlijnen, beter vindbaar te maken en medewerkers inzicht te geven in de actuele status van hun eigen verzoeken en meldingen. Om dit te doen heeft ROUR geholpen om één gecentraliseerd medewerkersportaal te maken waar al deze informatie samenkomt, zodat medewerkers snel en efficiënt toegang krijgen tot benodigde informatie en eenvoudig verzoeken kunnen indienen. 

Welke doelstellingen wilde de klant bereiken met dit project? 

Het doel van dit project was om de dagelijkse werkervaring van de interne medewerkers aanzienlijk te verbeteren. Voorafgaand aan het project waren medewerkers vaak veel tijd kwijt aan het vinden van de juiste websites om de benodigde informatie te verkrijgen. Deze websites waren verspreid over verschillende portals en waren soms onlogisch ingedeeld, wat resulteerde in vertragingen en frustraties. 

De klant streefde ernaar om een naadloze en gebruiksvriendelijke ervaring te bieden, waar medewerkers snel toegang zouden hebben tot alle relevante informatie en eenvoudig verzoeken zouden kunnen indienen. Het uiteindelijke doel was om de efficiëntie te verhogen, tijd te besparen en de productiviteit te verhogen door een uniforme en intuïtieve webomgeving te creëren waarin informatie eenvoudig te vinden en te gebruiken was.

Hoe heeft ROUR de klant geholpen bij het aanpakken van hun uitdagingen? 

Doordat ROUR de benodigde expertise kon leveren, waren we in staat om de werkdruk op een van de HR-onderdelen te verlichten en de capaciteit te verhogen. Daardoor werd expertise en capaciteit beschikbaar gemaakt waarmee doorontwikkeling en verbetering van de oplossing mogelijk was. Onze consultants brachten ook waardevolle technische expertise in, wat aanzienlijk heeft bijgedragen aan het succes van het project. Deze technische kennis stelde ons in staat om enkele uitdagende en kostbare issues snel op te lossen, zonder dat er een beroep hoefde te worden gedaan op de dure expertise van de softwareleverancier. Hierdoor werden zowel kosten bespaard als de projectefficiëntie verhoogd. 

De inbreng van ROUR resulteerde niet alleen in de snelle oplossing van deze issues, maar verhoogde ook de zichtbaarheid en effectiviteit van het betreffende organisatieonderdeel binnen de organisatie als geheel. De samenwerking met ROUR ging verder dan enkel het leveren van consultancy; het was een waardevol partnerschap waarbij ROUR mensen leverde die niet alleen denken in raamwerken, maar die ook de handen uit de mouwen steken en als onderdeel van het team leveren. Daarmee zorgen we er samen voor dat de prestaties van het projectteam verhoogd worden. 

Wat waren de behaalde resultaten en voordelen voor de klant? 

Dankzij de inspanningen van ROUR is een uniforme en gebruiksvriendelijke webomgeving tot stand gebracht, waardoor medewerkers nu aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan het vinden van de juiste informatie. De nieuwe oplossing heeft niet alleen de efficiëntie verhoogd, maar ook de algehele productiviteit van de organisatie verbeterd. 

Medewerkers kunnen nu snel en moeiteloos alle benodigde taken uitvoeren, variërend van het bestellen van nieuwe apparatuur tot het melden van facilitaire problemen. Dit heeft geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen en een gestroomlijnde workflow, waardoor medewerkers hun kostbare tijd kunnen besteden aan taken die van echt strategisch belang zijn. 

Bovendien heeft de verbeterde zoekfunctionaliteit, mogelijk gemaakt door geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), de kwaliteit van zoekresultaten aanzienlijk verbeterd. Dit heeft niet alleen geleid tot meer relevante zoekresultaten, maar ook tot een aanzienlijke vermindering van de zoekinspanning, wat op zijn beurt heeft bijgedragen aan de algehele tevredenheid van medewerkers. 

Kortom, het project heeft niet alleen de dagelijkse werkervaring van medewerkers aanzienlijk verbeterd, maar heeft ook geleid tot aantoonbare tijds- en kostenbesparingen, wat een positieve impact heeft op de gehele organisatie. 

Hoe heeft het karakter van ROUR bijgedragen aan het succes van het project? 

ROUR heeft zich vanaf het begin opgesteld als een vertrouwde partner in dit project. Onze consultants hebben zich volledig geïntegreerd in het interne team, wat heeft geleid tot een organische samenwerking. Dit heeft geresulteerd in een diepgaand begrip van de unieke uitdagingen van de klant en een actieve betrokkenheid bij het proces. Onze aanwezigheid in het team zorgde ervoor dat adviezen sneller werden opgevolgd en dat de kwaliteit van de oplossing naar een hoger niveau werd getild. Door proactief mee te denken met de klant en te streven naar een grondig begrip van hun behoeften, hebben we een oplossing kunnen leveren die niet alleen aan de verwachtingen voldoet, maar deze zelfs overtreft. 

Deze klantcase illustreert hoe ROUR heeft bijgedragen aan het vereenvoudigen van interne dienstverlening voor de klant, waarbij samenwerking en technische expertise cruciale succesfactoren waren. 

Meer cases

Een toekomstbestendige IV-strategie voor een verbeterde verkeersveiligheid in Nederland

Het CBR zocht hulp bij haar digitale transformatie; het opzetten van een toekomstbestendige informatievoorziening en vroeg daarbij om ondersteuning voorhet ontwikkelen van een innovatieve IV-strategie in het kader van verbetering …

Data gebruiken voor waardegedreven dienstverlening en mentaal marktleiderschap

In 2021 kondigde schoonmaakbedrijf Vebego aan zichzelf te willen versterken in een veranderende markt. Met meerdere kantoren in heel Europa bleek dat een flinke uitdaging. De grootste wens was om meerwaarde toe te voegen voor …

Interactief een nieuwe manier van werken beleven voor de gemeente Rotterdam

Met trots kijken we terug op onze bijdrage aan de verlenging van de Hoekse Lijn, het project Metro Aan Zee. Met deze metrolijn kunnen reizigers nu in een halfuur vanaf hartje Rotterdam naar het Hoekse strand in Hoek van Holland reizen.