Schoonmaakbedrijf Vebego had als doelstelling om meer toepasbaar gebruik te maken van data om voorop te blijven in de markt met hun diensten. De data moest beter te structureren en raadplegen zijn, zodat er analyses op uitgevoerd konden worden en er minder handmatig werk nodig was voor het invoeren en raadplegen van gegevens. Om deze doelstelling te bereiken is er gekozen om gebruik te maken van Master Data Management (MDM), waarbij de data beter gestructureerd wordt aan de voorkant én achterkant van een organisatie. De processen rondom het verwerken en verkrijgen van informatie naar gegevens worden nauwlettend geanalyseerd en gestroomlijnd. Het effectief gebruiken van data is cruciaal om de dienstverlening te verbeteren, omdat deze data veel verschillende toepassingen kan hebben voor de groei en ontwikkeling van een organisatie.
Aan het begin van de case is een er nulmeting uitgevoerd over de afdelingen operations, back-office en ondersteuning. De focus lag op deskundigheid en gegevensvolwassenheid binnen deze groepen, met specifieke vragen aan medewerkers betrokken bij het ‘procure-to-pay’ proces, waaronder rollen zoals ‘Business Process Owner (BPO)’ en ‘Functioneel Beheerder (FB)’. De resultaten van de nulmeting bepaalden de richting voor het opzetten en aanpakken van MDM.
De organisatie ontving de resultaten van de nulmeting met aanbevelingen voor vervolgstappen om de dienstverlening te verbeteren. Om een beter beeld te geven van de resultaten en het toekomstperspectief, zijn er modellen gemaakt en is er een video geproduceerd. De modellen geven op een simpele manier weer wat er met de data zal gebeuren en waarom dit belangrijk is. De video is ontworpen om de voordelen van MDM te illustreren, wat inzicht creëert en motivatie stimuleert bij de directie en medewerkers.
Uit de nulmeting van verschillende afdelingen bleek de gegevensvolwassenheid lager is dan gewenst, gemiddeld scoren medewerkers een 2,5 op een schaal van 1 tot 5. Op basis hiervan zijn specifieke aandachtspunten per afdeling geïdentificeerd, wat heeft geleid tot het bepalen van richting voor vervolgprojecten en initiatieven. De meest effectieve aanpak begint met de implementatie van MDM om de data aan beide zijden van de organisatie te structureren en vooruitgang te bevorderen.
Tevens zijn er twee initiatieven gestart om een specifieke afdeling te verbeteren, die de meeste problemen ondervond, waaronder vertragingen en uitwisseling van onjuiste data. Een consistente aanpak voor het benutten van verkregen data is cruciaal om waarde voor klanten te creëren. Deze stappen zijn essentieel om de organisatieambitie te realiseren: het verbeteren van dienstverlening door optimale datagebruik en het genereren van klantwaarde.
ROUR heeft het Vebego-project van begin tot eind geleid en ondersteund, waarbij vooral de eigen Vebego-collega’s een leidende rol hebben gekregen. Door middel van gedetailleerde documentatie houdt ROUR de organisatie nauwgezet op de hoogte van de voortgang en mogelijke vervolgstappen. Het gebruik van bewegend beeld en modellen zorgt voor een boeiende ervaring en stimuleert de motivatie van medewerkers. Bovendien luistert ROUR actief naar medewerkers en stakeholders om duidelijk inzicht te krijgen in de uitdagingen en om suggesties te doen voor verdere stappen. Op deze manier zetten we ons in om organisatie optimaal te ondersteunen en te begeleiden.
