Een andere kijk op gebiedsontwikkelingen

De noodzaak

Gebiedsontwikkelingen kwamen voorheen op verschillende manieren binnen bij de gemeente. Er was geen vaste structuur om verzoeken te behandelen of te beoordelen. Daarbij ontbrak het aan overzicht. Hierdoor werd bij ieder verzoek opnieuw de werkwijze en een lijn bepaald, zonder totaaloverzicht. Dit heeft bij een aantal projecten geleid tot onduidelijke en langdurige besluitvormingsprocessen waarbij men het gezamenlijke doel uit het oog verloren had.

Kansen

Een goede regie op de gebiedsontwikkeling heeft geresulteerd in de volgende kansen voor de organisatie:

• Integrale advisering
• Heldere besluitvorming
• Snelle dienstverlening
• Prioriteren
• Overzicht op ontwikkelingen
• Overzicht op portefeuilles projectleiders
• Zicht op capaciteitsvraagstukken
• Ruimte voor intervisie
• Kennisdeling
• Heldere taakverdeling

Krachtenveldanalyse

Door het maken van een krachtenveldanalyse breng je de verschillende actoren in beeld. Je doorgrondt achterliggende belangen van actoren en staat stil bij de machtsposities. Waarom moeten we de omgeving kennen en wat kunnen we met deze informatie? De overheid begeeft zich in een dynamisch veld met actoren die ieder hun eigen beeld van de werkelijkheid hebben. Voor de gemeente hebben we een workshop ontwikkeld om te komen tot een overzichtelijke en werkbare krachtenveldanalyse.

Door het maken van een krachtenveldanalyse breng je de verschillende actoren in beeld. Je doorgrondt achterliggende belangen van actoren en staat stil bij de machtsposities. Op die manier voorkom je blinde vlekken en verrassingen die je project kunnen beïnvloeden. Met al deze informatie in beeld kun je medestanders creëren door middel van de juiste communicatie en zie je mogelijke onderlinge verbanden tussen actoren waar je rekening mee kunt houden.

Een krachtenveldanalyse is een voortdurend proces. Standpunten veranderen en per fase van het project kunnen posities en houdingen wisselen. Het is daarom goed om per fase de gemaakte krachtenveldanalyse te actualiseren. Op die manier houd je scherp waar eventuele knelpunten zitten en waar extra aandacht gewenst is. Met de door ons ontwikkelde formats kunnen projectleiders op een eenvoudige manier snel een krachtenveldanalyse uitvoeren voor hun projecten.

Workshop projectoverdracht

Voor de gemeente hebben we een workshop projectoverdracht mogen uitvoeren. Hoe borgen we de integraliteit van een project, hoe zorgen we voor goede spelregels met elkaar en hoe maken we de overdracht compleet. En waarom is dit zo belangrijk om te organiseren?

Voor een goede overdracht hebben we een aantal aandachtspunten:

• Start een project integraal en zet deze op volgens het projectformat;
• Spreek vooraf duidelijke spelregels met elkaar af over de overdracht;
• Zorg dat bij de overdracht van (een deel van) een project de kaders en ieders verantwoordelijkheid helder zijn en leg dit vast.

Workshop projectbeheersing

We starten deze workshop met de vraag: Wat is projectbeheersing: alle activiteiten die nodig zijn om een project in de hand te houden en tot een goed einde te brengen. Projectbeheersing begint bij jezelf. De technieken om het project onder controle te krijgen zijn er. Maar waar het vooral om gaat is hoe je dit doet en wat je met de verkregen uitkomsten doet. Ben pro-actief als het gaat om controle en rapportage hiervan. Benut kansen en denk integraal. Voor de gemeente hebben we een workshop projectbeheersing ontwikkeld.

De mens als belangrijkste factor

Projectbeheersing begint bij jezelf. De technieken om het project onder controle te krijgen zijn er. Maar waar het vooral om gaat is hoe je dit doet en wat je met de verkregen uitkomsten doet. Ben pro-actief als het gaat om controle en rapportage hiervan. Benut kansen en denk integraal. Ben hier continu mee bezig als projectleider.

Inspiratieworkshop vernieuwend organiseren

We hebben voor de gemeente een mooie en inspirerende sessie mogen verzorgen. Met deze inspiratiesessie zijn we ingegaan op het veranderende tijdperk en de systeemwereld versus de leefwereld. Hoe komen we tot een wereld waarin de leefwereld veel meer centraal komt en de systeemwereld dient ter ondersteuning. Wouter Hart noemt dit werken vanuit de bedoeling: in plaats van het steeds werken met deadlines staat de visie en de kundigheid van de professional centraal.

Visie

Het begint met een visie. We hebben met elkaar gesproken over de visie en de bijdrage die we in het werk willen leveren. Ook hebben we de discussie gevoerd wat een goede gebiedsontwikkeling is. Staat daarin de gemeentelijke organisatie centraal of de (toekomstige) bewoner of gebruiker?

De 5 principes van het nieuwe organiseren

1. Iedereen is gelijkwaardig. Niemand is belangrijker dan de ander.
2. Organiseren is een werkwoord. Doelstellingen en omstandigheden veranderen in de tijd. Ook de organisatievorm zal zich voortdurend aanpassen.
3. Wie het weet mag het zeggen. Niet de baas maar de ter zake kundige weet wat de bedoeling is en neemt de verantwoordelijkheid.
4. We doen het samen. Ieders bijdrage wordt gewaardeerd.
5. Doe geen (onnodige) schade. We spannen ons in om de schade die onze activiteiten aan de omgeving en andere mensen toebrengen te beperken.

Netwerksamenleving

De netwerksamenleving stelt de overheid voor nieuwe uitdagingen. Omdat kennisdelen en organiseren in de huidige samenleving breder, sneller en slimmer gaat dan ooit tevoren, komen steeds vaker collectieven van burgers en bedrijven met eigen initiatieven. Burgers en belangenorganisaties hebben via internet direct toegang tot informatie en kunnen in besluitvormingsprocessen gemakkelijker hun stem laten horen. Als overheid past het dan niet meer om alleen te reguleren.

Het gaat ook niet meer om het optimaal voeren van de regie op bijvoorbeeld het leveren van diensten. We weten allemaal dat de laatste jaren er steeds meer sprake is van een terugtrekkende overheid. Hierdoor neemt het belang om te kunnen acteren als netwerkorganisatie enorm toe. De klassieke hiërarchische overheidsorganisatie is een olietanker pur sang. Om de maatschappelijke waarde van de overheid toe te kunnen voegen, om daadwerkelijk van toegevoegde waarde te blijven, zal de overheid aansluiting moeten vinden bij de netwerksamenleving. Ze zal kleine speedboten, flexibele netwerken, in moeten zetten om de bestaande structuur te veranderen.

Voor een gemeente in Noord-Brabant hebben we een workshop gebiedsregisseur opgezet en uitgevoerd. Ter ondersteuning van een nieuwe procesaanpak rondom gebiedsontwikkelingen.

Workshop wat is een Gebiedsregisseur?

Voor de gemeente hebben we een workshop gebiedsregisseur opgezet en uitgevoerd. Ter ondersteuning van de nieuwe procesaanpak rondom gebiedsontwikkelingen. Tijdens de workshop hebben we de verschillende elementen van regie doorgenomen. Hoe werkt regievoering, op welke manier ben je waarvoor verantwoordelijk als regisseur, hoe belangrijk is autoriteit voor een regisseur?

De Regisseur:

is de persoon die verantwoordelijk is voor het tot stand komen van de voorstelling;

• werkt vanuit autoriteit;
• is zich bewust van wat hij kan en niet kan;
• geeft ruimte voor ieders belang;
• durft eenieder hierop aan te spreken zonder oordeel;
• weet hoe hij in een krachtenveld functioneert.

Regisseur vs. Projectleider

De rollen van een regisseur en een projectleider zijn verschillend. De focus van de regisseur is om alle belangen behartigen, terwijl de projectleider uitsluitend in het belang van het project denkt en werkt. De regisseur zal in de voorfase van een traject leidend zijn om te komen tot een opdracht waarin alle actoren zich kunnen vinden. Op het moment dat er daadwerkelijk een project is geformuleerd met heldere kaders zal de projectleider het overnemen.