We gaan vol vertrouwen de realisatiefase in met het ecosysteem dat ROUR heeft samengesteld. Met dit ecosysteem en met het projectonderdeel team Integrale Borging (projectbeheersing) brengen we de asset informatie in beeld, maken we de asset informatie gereed voor indienststelling en maken deze overdraagbaar voor de beheerder: de RET. Omdat deze werkwijze een andere manier van denken van betrokken projectteamleden vergt, verzorgen we ook een stuk interne verandercommunicatie. We hopen hiermee ons steentje bij te dragen dat burgers zo snel mogelijk met de metro naar her strand kunnen.
Onze eco-partners in dit business ecosysteem:
- ROUR voor het projectmanagement, procesmanagement en verandercommunicatie
- Carbyn voor asset informatiemanagement
- Moxio voor het asset informatie platform
Om van deze nieuwe manier van werken een beleving te maken, helpen we de gemeente met de interne verandercommunicatie. De gemeente Rotterdam had voor het project Hoekse Lijn 2 de behoefte aan communicatieadvies binnen het Integrale Borging team en met betrokken van het project. Zeker in een tijd van fysieke afstand is het noodzakelijk elkaar op de hoogte te houden en verbonden te blijven.
Dit hebben we gedaan door samen met de klant een communicatie routekaart te maken. De routekaart geeft aan welke doelgroepen er zijn, wat hen typeert, welke middelen we inzetten en wat het doel daarvan is.
Het afgelopen jaar heeft dit geresulteerd in een interactief test- en informatiespel om zodoende de processen te verduidelijken. Daarbij is een interne projectcampagne samengesteld met posters, MS Teams achtergronden, digitale smoelenboeken en film en infographics. En er is tevens een aanbestedingsvideo ontwikkeld en een aantal digitale Update Journaals die voor het gehele project toegankelijk werden gesteld.
Daarbij helpen we ook bij digitale teambuilding sessies op afstand, om de samenwerking te blijven evalueren. We werken nog steeds vol enthousiasme samen met de Gemeente om het project te blijven informeren en verbinden.
Het interactieve informatiespel
Met het informatievoortbrengingsproces (het IVBP) heb je de mogelijkheid je informatiemanagement in te richten en te beheersen, zodat betrokkenen tijdig beschikken over juiste, actuele en betrouwbare informatie. Dit proces is ingewikkeld en veelomvattend. Daarom heeft ROUR een spel ontworpen waarin het IVB-proces spelenderwijs wordt uitgelegd en beleefd.
Het doel van dit spel is om de metro te laden rijden!
En daarvoor is (onder andere) effectieve informatievastlegging nodig. Alle documenten uit de contracten moesten op de juiste plek opgeslagen worden zodat ze te herleiden zijn. Staan de documenten niet op de juiste plaats? Dan riskeer je fouten en vertragingen van het metrosysteem. We visualiseerden dit met puzzelstukken in verschillende vormen en kleuren. Stonden alle documenten op de juiste plaats? Dan had het team een GO en kon op de groene knop drukken. Een leuk en interactief spel om een complex proces te leren begrijpen!
Het interactieve testspel
ROUR heeft tevens mogen meewerken aan het ontwikkelen van een interactief spel rondom het testproces. De aanleiding hiervoor was de introductie van een nieuw testproces met een aantal onduidelijkheden voor de betrokkenen. Ook leken de betrokkenen weinig noodzaak te voelen om iets met het nieuwe proces te doen. Aan ROUR de opdracht een concept te ontwikkelen dat betrokkenen enthousiasmeert en aanzet tot het zetten van de juiste stappen.
Om dit te realiseren ontwikkelden we samen met de opdrachtgever een fysiek en interactief testspel. Het spel werd gespeeld door verschillende betrokkenen binnen het project. De spelers kregen als opdracht mee een metro te laten rijden zonder fouten in het spoor te leggen. Tijdens het spel werden vragen gesteld onder tijdsdruk die men spelenderwijs door het testproces heenleidde. Na de afronding van iedere stap binnen het proces werd duidelijk of de juiste antwoorden werden gegeven, en waar de missers zaten.
Door spelenderwijs de processtappen te doorlopen werd duidelijk wat het testproces is, wat men van elkaar kan verwachten, waar het testen verschillende disciplines raakt en wie welke rol heeft. Hierdoor werd een taai procesplan van meer dan 80 pagina’s binnen korte tijd doorleeft door de betrokkenen.
We zijn blij zo’n mooie klant te mogen toevoegen aan ons klantportfolio.
Richard Bout aan het woord
Rosanne verzorgt binnen het project "Metro aan Zee" binnen het team "Integrale Borging" (IB) de interne communicatie. De uitgewerkte processen vanuit het team IB hebben impact op de standaard werkwijze en vragen een andere manier van denken van betrokken projectteamleden. Rosanne vervult in het project een belangrijke ondersteuning in de begeleiding bij het implementeren van de technische processen en de gevolgen van de verandering in het werkproces bij de projectteamleden. Rosanne geeft hier op een gestructureerde manier invulling aan en werkt vanuit een opgesteld communicatiekalender, waarin de benodigde communicatiestrategie is uitgewerkt.
Deze manier van werken geeft het project inzicht in welke communicatiemogelijkheden er zijn, waarbij in gezamenlijkheid kan worden bepaald welke onderdelen er wel of niet ingevuld gaan worden en passend worden gemaakt binnen het beschikbare budget. Naast het invullen van communicatieactiviteiten organiseert Rosanne op een hele leuke en frisse manier “digitale teambuilding” sessies, waarbij hele positieve feedback wordt ontvangen door de deelnemers van deze teambuildingsessies.
